SEAL – Sistem Integrat de Management Arhive Electronice

– Arhivarea dosarelor de personal sau de clienti

• Utilizati aplicatia StarCapture inclusa in SEAL pentru digitizarea documentelor si popularea automata a arhivei
• Scanati si indexati documente in locatii distribuite, consolidand central arhiva electronica de documente, structurata conform dosarelor fizice originale

– Arhivarea documentelor interne

• Arhivati automat documentele generate intern (din ERP, CRM, Customer Communication) pentru acces rapid la acestea in centrele de suport sau pentru degrevarea sistemelor tranzactionale existente

– Arhivarea mesajelor tranzactionale bancare

• Loturi de date generate electronic necesare pentru managementul inregistrarilor

Sa facem precizarea ca in categoria CAPEX  – Capital Expenditure –  intra toate investitiile pe care le face o firma, fie ca e vorba de utilaje sau masini noi, sau implementarea unui sistem software, care datorita naturii lor se capitalizeaza si se amortizeaza pe durata de folosinta a investitiei. OPEX – Operational expenditure insumeaza toate acele cheltuieli facute de compnie pentru activitatea de zi cu zi.

A. Varianta On premise – Instalare la sediul propriu, Business Edition

Investitie initiala , CAPEX:
–  Investitie Echipamente hardware (servere, statii de lucru, stocare etc.)
–  Investitie Licente software necesare (baze de date, Sistema de operare etc.)
–  Investitie Licente SEAL Business Edition
–  Investitie Servicii de implementare sistem

Cheltuieli operationale, OPEX:
–  Cheltuieli Mentenanta  anuala software pentru sistem.

B. Varianta As a service – Instalare in Centru de Date, Business / Compliance Edition

Investitie initiala, CAPEX=  0 Lei

Cheltuieli operationale, OPEX  :
–  Cheltuieli Mentenanta  anuala software pentru sistem =  0 Lei
–  Cheltuieli de acces la sistem (lunar, pentru n utilizatori)

Caracteristici:

• Accesul utilizatorilor se realizeaza prin Internet si VPN
• Integrarea acestui serviciu cu alte aplicatii de business (Document Management, RP sau CRM), informatia inclusa initial in documente in format hartie este imediat disponibila catre toti utilizatorii
• Construirea unei arhive electronice de documente, prin conversia rapida a arhivei de documente fizice in format electronic
• Solutia este, in plus, o platforma deschisa care permite exportul continutului in orice alt sistem folosind formate precum XLS sau CMIS
• Prelucrarea automata a datelor din formulare. Serviciile permit definirea formularelor, scanarea, procesarea imaginilor, recunoasterea optica a caracterelor tiparite, a scrisului de mana, a codurilor de bare si a bifelor de tip Check Box. Ulterior, prin mecanisme eficiente, datele recunoscute sunt verificate, validate si exportate automat in diverse aplicatii care utilizeaza baze de date.
• Preluarea datelor din documente de identitate.
• Preluarea datelor din facturi si documente insotitoare.

Sintetizand, varianta As a service are o serie de avantaje foarte clare:

–  Conservare Capital – Minimizeaza investitia initiala!

–  Reducere Costuri – Costuri fixe, predictibile
Se reduc la 0 costurile initiale asociate cu: achizitionarea de licente software, echipamente IT, implementare si instruirea administratorilor. Toate costurile asociate cu utilizarea si gestionarea solutiei sunt combinate intr-un simplu abonament lunar, facilitand astfel gestionarea fluxului financiar.

–  Agilitate – Servicii livrate rapid si la nivelul de calitate contractat
Angajatii au acces in maxim o saptamana la functionalitatile necesare arhivarii electronice pe termen lung

–  Siguranta – Continuitatea operatiunilor / furnizarii serviciilor
Se reduce compexitatea procesului de gestionare si mentenanta pentru echipamentele hardware si pentru aplicatii. Scade presiunea pe resursele specializate IT, in general subdimensionate. Datele/Aplicatiile sunt in general replicate in a doua locatie de rezerva. Se transfera responsabilitatea catre furnizorul de servicii.

–  Control asupra investitiei – Platesti Rezultate
Aveti controlul total pe intreaga durata a proiectului – se platesc doar rezultatele. Nivelul serviciilor este asigurat printr-un SLA (Service Level Agreement).

Componente Business Edition

•  Star Capture Desktop: aplicatie performanta de scanare, indexare locala a documentelor si export automat in arhiva
• SEAL Uploader: Tool de upload documente în arhiva
  
• SEAL Admin Application – Aplicatie web utilizata de administrator pentru navigare, cautare si generarea rapoartelor din arhiva electronica
• SEAL Client Application – Aplicatie web utilizata de angajatii autorizati pentru navigare si cautare in arhiva electronica

– Rolurile de administrare sunt separate, deci nu sunt afectate politicile de acces la date, administratorul din Data Center nu are acces la datele confidentiale ale firmei.

Componente Compliance Edition 

• SEAL Uploader: Tool de upload documente in arhiva
  
• SEAL Admin Application – Aplicatie web utilizata de administrator pentru navigare, cautare si generarea rapoartelor din arhiva electronica
  
• SEAL Client Application – Aplicatie webutilizata de angajatii autorizati pentru navigare si cautare in arhiva electronica
  
• Hitachi Content Platform:  Continutul este stocat in HCP, iar metadatele intr-o baza de date Microsoft SQL Server sauOracle DB
• Star Sign, tool de semnare a documentelor:
  – Orice fisier in PKCS7 (Public Key Chriptographic Standard)
  – PDF/A in PDF/A semnat
  
• Optional, Star Capture Desktop: aplicatie performanta de scanare, indexare locala a documentelor si export automat pe statia locala, pentru pregatire upload documente.

– Rolurile de administrare sunt separate, toate operatiile sunt auditate si controlate. Procesele de retentie sunt riguros definite pentru fiecare tip de document iar caracteristicile pentru semnatura digitala cu certificate autorizate sunt disponibile in orice moment.